日常業務 - 2

前回、パートタイムの方にお願いしたい業務内容とおおよその工数を洗い出した。
これらの業務の中はかなり細かいことを考慮する必要があるものがあり、慣れるまでは結構時間がかかるであろう。最初から細かい仕事の内容をすべて伝えることができればいいのだが、実践でないと理解できないことが多い。仕事を引き継ぐために必要な時間を考えると躊躇してしまうのだが、これからもっと複雑になっていくことを考えると早い方がよい。
工数をざっと見ると、一日平均2時間業務を手伝っていただくことから始めればよさそうに思う。では、どの時間帯がよいか。お客様からの見積もり依頼に対する対応が日常的に発生する業務であるが、お客様からいつ依頼があるかは予測できない。お客様からの見積もり依頼にはなるべく速く応じたいところだ。
ここで、もうひとつ問題が見えてきた。お見積もりには納期を記載するが、納期は社内メンバーのスケジュールを把握していないと判断することができない。実際には把握だけでは不十分で、どの翻訳者がいつ担当すれば最短で納品できるか、またその翻訳者と相談してスケジュールを決めなければならない。つまり、翻訳業界でよく知られている「コーディネーター」という職務に就いている方でないと難しい。このコーディネーターという職務は現在私が担当している。パートタイムの方にコーディネーターの業務も担当していただくことが理想的ではあるが、コーディネーターはフルタイムでないと勤まらない仕事である。（と決め付けているだけかもしれないので、再考する必要あり。）

見積もり、スケジュール、経理システムが密接に関係していることが、日常業務を分担することを難しくしている。難しいが方法はあるはずだ。