テクニカルコミュニケーションの最近のブログ記事

"and/or" という表現を使うのはよいかということについて書かれたブログ記事を見つけましたので、ご紹介します。

http://writingmatters.typepad.com/blog/2010/01/using-andor-in-a-sentence-is-just-plain-dumb.html

この記事では、様々なスタイルガイドを調査した結果が示されています。
いずれのスタイルガイドでも「使用を避けるべき」または「使用しない」と示されているようです。

対処方法については、以下が挙げられています。

• "or"という意味の場合は、"or"を、"and"という意味の場合は、"and"を使う。
• 常に"or"を使う。

ただし、実際に『「AまたはB」または「AとB」』を表したいときはどのようにすればよいのでしょうか？ブログへのコメントには以下のような提案が示されています。

• a, b, or both
• a or b or both

日本語のテクニカルライティングでは、操作と操作結果を別の文章にして分かり
やすくするという手法があります。
例えば、次のような書き方です。

1. [環境設定]ボタンをクリックします。
   [環境設定]ダイアログが開きます。

これに対し、Microsoft Manual of Style Third Edition では、次のような記述が
あります。

Avoid explicit descriptions of system responses. If necessary to orient the reader, include the response in the step or the one immediately following.

つまり、「操作結果の説明は避けること。説明する必要がある場合は、操作と一緒に
書くこと。」ということになります。これに従うと、上記は以下のようになります。

1. Click Preferences.

「[環境設定]ダイアログが開きます。」は、実際に操作してみれば分かることなので、
書かないことになります。物事を丁寧に説明することを好む日本人にとっては、
抵抗があるかもしれません。

「[環境設定]ダイアログが開きます。」をMicrosoft Manual of Styleに従って
入れるとしたら、どう書くのでしょうか。以下のようになります。

1. Click Preferences to open the Preferences dialog box.

日本語テクニカルライティングと英語テクニカルライティングでは、
このように対立するような考え方があったりします。

一文一文翻訳していると、対象言語のテクニカルライティング手法に
そぐわない文章ができてしまういい例です。

以下は効果的なコミュニケーションの原則です。
ご覧のとおり、「C」で始まる言葉に絞ってあり
「The C's of communication」というように言ったりします。
いくつかパターンがあるようですが、ここでは、
http://www.jeanweber.com/news/tenews25.htm
で紹介されているものを引用します。

Clear

Your goal is to make what you write easy to read and understand.

• Use terms your readers understand.
• Write in plain language.
• Use strong verbs in the active voice.
• Where you have a choice, choose the simple over the complex.
• Use familiar words.

Concise

Include what people need to know, and keep nice-to-know information to a minimum.

• Use bullets wherever possible.
• Be brief.
• Write to inform, not impress.
• Use short, simple sentences.
• Avoid unnecessary words.
• Edit ruthlessly.

Consistent

Use the same terminology in all to avoid confusing the readers. For example, if you first use the word "type" to describe entering information on a computer, do not use the word "input" later in the procedure.

• Adopt the "Pick and stick" rule (choose terms, titles, style conventions etc. and stick to them).
• Avoid ambiguity.

Coherent

Organize your materials so they are easily understood.

• Use advanced organizers.
• Present information in a logical sequence (from the readers' point of view).
• Present the steps in a procedure in the order they are typically carried out.
• List all steps of one activity before beginning the next.

Coordinated

Consider whether your documents are coordinated:

• with all related areas or departments
• with other policies and operations
• so that all information arrives at the same time (for example, forms, disks, sales and service kits, promotional materials, or videos)
• for delivery of the right information to the right people at the right time, with the approval of all business partners

Complete

Include all the information needed to allow readers to effectively and knowledgeably complete their tasks (that is, ensure customer/reader expectations are met or exceeded).

翻訳者として特に重要なのは、clear、concise、consistent、complete
の４つだと思います。coherent については、多少翻訳者にも権限が
あるかもしれません。coordinatedについては、翻訳者には権限が
なさそうですね。
また、この一覧にないもので、よく取り上げられるのは、correctですね。

アプリケーションソフトウエアの解説書や取扱説明書を英訳することがよくあります。
英語では、Microsoft社が出版している Microsoft Manual of Style という
スタイルガイドがあるので、それに従って、ユーザーインタフェースに関する記述を
統一することができます。
しかし、今までは日本語版はなかったので、お客様からいただく原文は、
かなりばらつきが見受けられました。

Microsoft Manual of Style に書かれていることは日本語にも適用できることが
多くあり、この本を日本語向けに翻訳したらお客様にとっても便利であろうと思っていました。
最近、jacquelinetさんが運営されている「IT翻訳者の疑問」というはてなダイアリー
(2008/4/6の記事)を拝見させていただいていたところ、Microsoft社から
「Language Excellence Style Guides - 日本語」が公開されていることを
知りました。

本ガイドには、かなり議論を呼びそうな規則も書かれていますが、各社の独自の
スタイルガイドを整備する上で参考になると思われます。