社長の考え事: 2008年7月アーカイブ

前回、パートタイムの方にお願いしたい業務内容とおおよその工数を洗い出した。
これらの業務の中はかなり細かいことを考慮する必要があるものがあり、慣れるまでは結構時間がかかるであろう。最初から細かい仕事の内容をすべて伝えることができればいいのだが、実践でないと理解できないことが多い。仕事を引き継ぐために必要な時間を考えると躊躇してしまうのだが、これからもっと複雑になっていくことを考えると早い方がよい。
工数をざっと見ると、一日平均2時間業務を手伝っていただくことから始めればよさそうに思う。では、どの時間帯がよいか。お客様からの見積もり依頼に対する対応が日常的に発生する業務であるが、お客様からいつ依頼があるかは予測できない。お客様からの見積もり依頼にはなるべく速く応じたいところだ。
ここで、もうひとつ問題が見えてきた。お見積もりには納期を記載するが、納期は社内メンバーのスケジュールを把握していないと判断することができない。実際には把握だけでは不十分で、どの翻訳者がいつ担当すれば最短で納品できるか、またその翻訳者と相談してスケジュールを決めなければならない。つまり、翻訳業界でよく知られている「コーディネーター」という職務に就いている方でないと難しい。このコーディネーターという職務は現在私が担当している。パートタイムの方にコーディネーターの業務も担当していただくことが理想的ではあるが、コーディネーターはフルタイムでないと勤まらない仕事である。（と決め付けているだけかもしれないので、再考する必要あり。）

見積もり、スケジュール、経理システムが密接に関係していることが、日常業務を分担することを難しくしている。難しいが方法はあるはずだ。

社員が増え、仕事が増えると、日常業務も増えてくる。
現状では、ほとんどの日常業務を私が担当しているが、これは個人事業では通用しても会社としてはいずれ通用しなくなる。そこで、私が日々担当している日常業務を洗い出し、まずはパートタイムの方に業務を手伝っていただくことを検討していきたい。以下に日常務業務のうち、パートタイムの方にお願いしたい業務と社長が継続していく業務をまとめる。

• パートタイムの方にお願いしたい業務

見積もり作業（販売管理ソフトへの記入、お見積もりのPDF出力）経理（記帳）
会計士さんによる帳簿の確認の対応（帳簿の修正・更新）
請求作業（販売管理ソフトへの記入・発行・送付。お客様指定の請求書がある場合はそれに記入。）
給与計算（社会保険、雇用保険、源泉徴収）
賞与計算（社会保険、雇用保険、源泉徴収）
社会保険への賞与支払届けの手続き
昇給・減給があった場合の社会保険手続き
飲み物やお菓子の調達

• 社長が継続していく業務

お客様からのお仕事の問合せの対応（いずれはマネージャが担当）
お見積もりPDFの送付 （いずれはマネージャが担当）
事務所の掃除

パートタイムの方にお願いしたい業務を発生頻度で分類しそれぞれの大まかな工数をまとめる。

• 日常的に発生する業務

見積もり作業（販売管理ソフトへの記入、お見積もりのPDF出力）[1h/day]
経理（記帳）[0.5h/day]

• 月に何回か発生する業務

請求作業（販売管理ソフトへの記入・発行・送付。お客様指定の請求書がある場合はそれに記入。）[5h/month]
飲み物やお菓子の調達 [1h/month]

• 月に1回発生する業務

給与計算（社会保険、雇用保険、源泉徴収）[1h/month]

• 年に何回か発生する業務

会計士さんによる帳簿の確認の対応（帳簿の修正・更新） [6h/year]
賞与計算（社会保険、雇用保険、源泉徴収）[2h/year]
社会保険への賞与支払届けの手続き[2h/year]

• 年に1回発生する業務

昇給・減給があった場合の社会保険手続き[1h/year]
決算（会計士さんが必要な書類をまとめる）[1h/year]

次回は、この情報を元に、パートタイムの方の勤務スケジュール（いつ、どれくらい）をまとめたい。

今年はアメリカ人とカナダ人の数名の方が、弊社の新入社員向けの職務 (entry-level position)に応募してくれました。
その中でも弊社を第一志望と考えていただいているとみられ、とても積極的でありながら謙虚な姿勢も持ち合わせている青年が目立ちました。この人との面接が最初だったので、面接の後、「申し訳ないですが、後何人かのインタビューが残っておりますので、2週間お待ちください。」と伝えました。実際には、この時にすでに私の考えはほぼ固まっていたのですが、既にインタビューを約束していた他の人たちにも平等にお話してから決めるべきだと考えたので、お待ちしていただくことにしました。彼にとってはとても長い2週間であったのではないかと思います。
私は、会社のメンバー全員がお互いに建設的な批判をし合いながら成長できるような職場を作っていきたいと考えています。そのような職場を作るには、メンバー一人一人が積極的でありながら謙虚であることが必要だと思っています。今回入社していただいた人はそういう意味でぴったりだと思いました。きっと素晴らしい相乗効果が現れるでしょう。
また、積極的な姿勢は、お客様の信頼を得るためにも大事な要素だと思っています。私の好きな言葉に「プラスアルファの努力」というのがあります。お客様が期待すること以上のことをする。これこそが、お客様との信頼関係を築く鍵だと思っています。お客様が喜ぶところを想像して、プラスアルファの努力をする。今回入社していただいた人は、こんなことが自然にできる人であるように思いました。
今後の会社および個々のメンバーの成長が楽しみです。